کانون تمرکز خود را بیابید (بخش دوم)

عادات روزانه ی هوشمندانه ای ایجاد کنید

تا اینجا، فهرست وظایف و فضای اطرافتان را سازماندهی کرده اید؟ در مرحله ی بعد باید به این فکر کنید که روزتان را چگونه بگذرانید. آیا تصمیم گیری های کوچکی مانند اینکه چه لباسی بپوشید، چه زمانی ایمیل خود را بررسی کنید، و برای ناهار چه غذایی بخورید سرعت کار شما را آهسته می کنند؟ برای آنکه توجه و انرژی خود را بر کارهای مهم متمرکز کنید، باید ساختاری تکرار شدنی برای روزتان به کار گیرید. برخی از امور را به کارهای روزمره و عادات مکرر تبدیل کنید.
هر چقدر تصمیم گیری های بیشتری در یک روز انجام دهید، بیشتر احساس بی انرژی بودن خواهید داشت. کارهای روزمره باعث می شوند تعداد انتخاب هایی که باید انجام دهید محدود شود، و به این شکل باعث حفظ انرژی شما برای کار واقعی می شود. وقتی برخی از تصمیم گیری ها را در حالت خودکار قرار دهید، هنگام رویارویی با انتخاب های مشکل تر، مجهزتر خواهید بود.
با مشخص کردن الگوهای کاری که احیانا از قبل ایجاد کرده اید آغاز کنید. برای مثال شاید همیشه روز خود را با بررسی ایمیل و پست صوتی آغاز می کنید و به پیام هایی که پاسخ گویی به آنها پیش از رفتن به سراغ وظایف دیگر مهم ترین کار است می پردازید، و شاید هر روز پس از صرف ناهار زمانی را به خواندن اخبار صنعت خود اختصاص می دهید. مشخص کردن کارهای روزمره ای که از قبل دارید به شما کمک می کند تشخیص دهید کدام یک نتیجه بخش هستند و کدام یک نیستند؛ طبق آن می توانید تغییرات لازم را ایجاد کنید. برای مثال، ممکن است دریابید خواندن عناوین خبرهای صنعت پس از ناهار، شما را از کارهایی که در باقی ماندهی بعداز ظهر دارید منحرف می کند؛ و ممکن است لازم باشد تا پایان روز صبر کنید تا بتوانید به رویدادهای روز برسید.
اگر متوجه شدید هنوز عادت های مکرری ندارید (یا می خواهید مواردی به کارهای روزمره که برای شما نتیجه بخش هستند اضافه کنید) این پیشنهادها را مد نظر قرار دهید:

روز خود را زود آغاز کنید. به جای آنکه اعلام کنید فردی سحرخیز نیستید، یک بار آن را امتحان کنید. برای برخی افراد، زود یعنی ساعت ۵ صبح، که فرزندانشان هنوز در خواب هستند و دفتر هنوز ساکت است. در برخی از دفاتر شرکت ها که زمان بندی منعطفی دارند، در صورتی که همه ی افراد گروه رأس ساعت ۱۰ برسند، زود می تواند به معنای ۹ صبح باشد. با مدیر خود صحبت کنید تا ببینید آیا می توانید ساعات خود را به گونه ای تنظیم کنید که بتوانید کار را زود آغاز کنید یا خیر.

صرف نظر از ساعتی که انتخاب می کنید، وقتی ببینید با زودتر آغاز شدن کار می توانید تا ظهر چه تعداد بیشتری از موارد فهرست وظایف ضروریتان را تیک بزنید، انرژی مضاعفی در خود حس خواهید کرد.

از خودتان آغاز کنید. در آغاز روز و پیش از آنکه به سراغ فهرست کارهای ضروری خود بروید، لحظه ای درنگ کرده و به آن لحظه توجه کنید. این کار به شما فرصت می دهد آنچه را که قرار است انجام دهید درک کرده و متمرکز شوید.

در بازه های ۹۰ دقیقه ای کار کنید. به مدت ۹۰ دقیقه بدون وقفه بر یک کار (یا یک گروه کار) متمرکز شوید. چرا که این مدت زمان، زمان بهینه برای تمرکز است. سپس وقفه ای برای تجدید قوا به خود داده و سپس به سراغ کار بعدی بروید.

روز خود را مرور کنید. در پایان روز که انرژیتان رو به کاهش است، فهرست وظایف خود را مرور کنید. آیا همه ی کارهای تعیین شده را انجام داده اید؟ آیا انتظارات تان واقع بینانه بوده است؟ انجام هرروزه ای این مرور به شما کمک می کند تشخیص دهید زمان و وظایف خود را در چه مواردی به شکل مناسب تعیین کرده اید، و تخصیص زمان و وظایف تان در چه مواردی نیاز به اصلاح دارد.

اکنون گام دیگری به جلو بردارید. خارج از دفتر کار نیز عادات بیشتری ایجاد کنید:

خواب مناسبی در شب داشته باشید. ساعات مشخصی برای خواب تعیین کنید تا مطمئن باشید هر شب ساعات یکسانی را در خواب هستید. به این صورت با استراحت کافی و آماده به کار به دفتر خواهید رسید.

برنامه ریزی برای وعده های غذایی و کمد خود انجام دهید. مانند برنامه ریزی برای نحوه ی صرف زمانتان، اگر هر روز درباره ی اینکه چه لباسی بپوشید، و برای صبحانه با ناهار چه بخورید تصمیم گیری می کنید، منابع انرژی خود را به هدر می دهید. اگر کمد خود را به صورت ست های لباس مرتب کنید، در فواصل مشخص غذاهای یکسانی بخورید، و همه چیز را قبل از زمان نیاز به آن آماده کنید، در هنگام مواجهه با تصمیم گیری هایی که به تفکر بیشتری نیاز دارند مجهزتر خواهید بود.

با سازماندهی مجدد فضای اطراف و ساختاردهی دوباره ی روز و دیگر انتخاب هایتان، محیط کاری ایجاد می کنید که برای انجام مهم ترین کارها انرژی بیشتری به شما خواهد داد. گام بعدی این است که با وجود وقفه ها و عوامل منحرف کننده ی دیگر، تمرکز خود را حفظ کنید.

منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه هاروارد» (به انجام رساندن کارها)
ترجمه: نرگس شفیعی