07 اسفند, 1399

ورود به اکانت شما

نام کاربری *
رمز عبور *
مرا بخاطر بسپار

ایجاد حساب کاربری

فیلد های ستاره دار را پر کنید.
نام *
نام کاربری *
رمز عبور *
تکرار رمز عبور *
ایمیل *
تکرار ایمیل *
کپچا *
بارگذاری کپچا

کانون تمرکز خود را بیابید (بخش اول)

نظم و انضباط در تمام فعالیت‌ها حتی در اندیشه‌ها و افکارتان می تواند راه پیدا کند که بسیار ارزشمند است.
 
چکیده: تمرکز در لغت یعنی تراکم و فشردگی و در اصطلاح به معنی حفظ و نگهداری و توجه و تمرکز حواس بر روی یک موضوع است. برای اینکه بتوانید طعم موفقیت را بچشیم لازم است، کانون تمرکز خویش را بشناسیم و بر ارتقاء آن همت کنیم. با ما همراه باشید.
 

کانون تمرکز خود را بیابید

تا اینجا اهداف و اولویت های خود را مشخص کرده اید. فهرست وظایف تان آماده است. اکنون سازماندهی محیط تان را بررسی می کنیم (هم به صورت فیزیکی و هم مجازی) تا بتوانید وقتی شروع به انجام هر یک از وظایف می کنید متمرکزتر شوید. همچنین بررسی می کنیم چگونه درباره ی روزتان فکر می کنید، و روتین هایی خواهیم یافت که بتوانند تصمیم گیری های روزانه ی لازم برای شما را به حداقل رسانده و انرژی ای را که برای کارهای مهم در اختیار دارید به حداکثر برسانند.
 

فضای خود را سازماندهی کنید

 اگر نمی توانید فهرست وظایف خود را روی میزتان پیدا کنید (یعنی اگر زیر صبحانه ی شما یا کوهی از کاغذ پنهان شده، و یا پشت برنامه ی فوتبال فرزندتان یادداشت شده است) احتمالا نخواهید توانست تعداد زیادی از موارد را تیک بزنید. حائز اهمیت است فضای فیزیکی ای که در آن کار می کنید به انجام کارهایتان کمک کند. در اینجا توضیح می دهیم چگونه می توانید محیط کار آرام تر و کارآمدتری ایجاد کنید:
  1. شلوغی را از بین ببرید. وقتی شروع به انجام هر یک از موارد فهرست خود می کنید، زمانی را به این اختصاص دهید که هر آنچه را با کار مورد نظر مرتبط نیست بایگانی کرده و یا دور بریزید. فضای تمیز باعث می شود ظرفیت جسمی و روحی شما به کار بیفتد و موارد منحرف کننده ای که می تواند شما را از مسیر خارج کند حذف شود.
  2.   هر آنچه را نیاز دارید در دسترس خود قرار دهید. اگر از دستگاه منگنه زن یک بار در ماه استفاده می کنید، آن را در کشویی قرار دهید. اگر از یک کتاب راهنما یا مرجع هر روز استفاده می کنید آن را کنار صفحه کلید خود قرار دهید. و اگر یکی از اشیاء روی میزتان تا پایان هفته مورد استفاده قرار نگرفت، آن را به جای دیگری منتقل کنید و یا دور بیندازید.
  3. لوازم مکمل را در کنار یکدیگر قرار دهید. سوزن منگنه ها را در کنار منگنه زن و نوارچسب های اضافی را در کنار جاچسبی قرار دهید. به این ترتیب، زمانی را که بعدا برای جست و جو به دنبال این اشیاء نیاز خواهد بود نگه می دارید.
  4. یک صندوق دریافت فیزیکی داشته باشید. صندلی خود را از هر گونه کاغذ، پاکت، و یادداشت دست نویس که وقتی پشت میزتان نبوده اید همکارانتان در آنجا قرار داده اند پاک کنید و در عوض صندوق دریافتی روی میز خود تعبیه کنید و از همکاران خود بخواهید اوراق مهم را در آن قرار دهند. و در پایان هر روز، آن را بررسی کرده و برای روز بعد آماده کنید. در غیر این صورت، صندوق دریافت نیز ظرف دیگری برای شلوغی خواهد
بود.
  1. حالت راحتی برای خود ایجاد کنید. آیا صندلی اداری و مانیتور رایانه تان در ارتفاعی قرار دارند که برای شما راحت باشد؟ آیا فضای پیرامون تان به لحاظ زیبایی شناختی مطلوب است؟ شما زمان زیادی را در محل کار خود سپری می کنید، بنابراین آن را به نحوی سازماندهی کنید که در آن احساس راحتی داشته باشید. پس از آنکه برخی از این تغییرات را ایجاد کردید، باز هم بررسی هایی با خودتان انجام داده و حدودا پس از یک هفته محیط پیرامون تان را مجددا ارزیابی کنید. آیا فضای کارتان برای شما مناسب است؟ آیا پیوسته به دنبال دفترچه یادداشتی که جابه جا کرده اید می گردید؟ آیا چون لیوان مخصوص خودکارهایتان اکنون در دسترس نیست خودکارها در همه جا پخش شده اند؟ تغییرات لازم را در فضای اطرافتان ایجاد کند تا مطمئن شوید راحت هستید و فضا کارآمد است.


ایمیل خود را سازماندهی کنید

 ایمیل مزایایی در محیط کار ایجاد کرده است. با داشتن ایمیل، شما همواره در دسترس هستید (برای رئیس، همکاران، مشتریان، و افراد خانواده تان) و این فرصت را دارید کارهایتان را از دور انجام دهید، با رهبران افکار در سراسر جهان همکاری کنید، و سریع تر کار کنید.
از بعد کار اثربخش، ایمیل می تواند نقیصه ی بزرگی نیز باشد. صدای مداوم دریافت پیام ها و صندوق دریافت کاملا پر، می تواند عامل منحرف کننده ی بزرگی باشد، و مرتب نمودن پیام ها و حذف پیام های بی اهمیت می تواند زمان زیادی از شما بگیرد.
همان طور که زمانی را به مرتب کردن فضای فیزیکی خود اختصاص دادید، زمانی را نیز صرف بازبینی فضای مجازی خود
کنید:
1.صندوق پیام های دریافتی را مرتب کنید. چینش پیام ها بر اساس فرستنده ی پیام می تواند به شما کمک کند پیام های قدیمی را که دیگر نیازی به آنها ندارید و نیز آنهایی را که پاسخ داده اید حذف کنید.
 ۲. سه پوشه ایجاد کنید: پیگیری، نگهداری و بایگانی برای باقی مانده ی پیام هایتان یک روش کارآمد بایگانی برخط می تواند مانند چنین روشی در فضای فیزیکی نتیجه بخش باشد. سه پوشه بسازید و تمامی ایمیل هایی را که اکنون در صندوق دریافت تان باقی مانده اند در آنها قرار دهید: در پوشه ی پیگیری، پیام هایی را که بیش از چند دقیقه زمان برای پاسخ گویی به آنها لازم است؛ در پوشه ی نگهداری، پیام هایی که به رویدادی در آینده مانند یک دعوت اشاره دارند؛ و در پوشه ی بایگانی، پیام هایی که به آنها پاسخ داده اید اما می خواهید آنها را نگه دارید، قرار می دهید. همچنان که پیش می روید هر پیام دریافتی را به یکی از این پوشه ها منتقل کنید.
3. از نو شروع کنید. اگر اکنون زمان کافی ندارید همه ی پیام های صندوق دریافت تان را بررسی کنید، این کار را انجام ندهید. بلکه یک پوشه ی بایگانی ساخته و آن را «ایمیل های قدیمی» بنامید. تمامی ایمیل های خود را به این پوشه منتقل کنید و از اول با یک صندوق دریافت جدید آغاز کنید. سپس وقتی زمان کافی دارید به سراغ آن پوشه ی بایگانی شده رفته و شروع به حذف و سازماندهی کنید. به این ترتیب، هیچ یک از پیام هایی را که ممکن است بعدها نیاز داشته باشید از دست نمی دهید و می توانید به شکل مناسبی شروع به سازماندهی پیام هایی که دریافت می کنید نمایید.
اگر تمامی این مراحل را امتحان کرده اید و باز هم برای مدیریت کل ایمیل هایتان به کمک نیاز دارید، از یک برنامه ی مدیریت وظایف در برنامه ی ایمیل تان استفاده کنید. این سامانه ها همگام با ایمیل شما کار کرده و به شما امکان می دهند وظایف را از پیام ها تفکیک کنید، بنابراین، پیام هایی که شما را به انجام کاری فرا می خوانند دیگر صندوق دریافت شما را انباشته نخواهند کرد. همچنین می توانید از یک برنامه ی مجزای مدیریت وظایف استفاده کنید؛ گزینه های متعددی برای کاربران مک و رایانه، هر دو، وجود دارد.
سازماندهی محیط کار فیزیکی و دیجیتال به شما امکان میدهد به شکل اثربخش تری بر کار مورد نظر متمرکز شوید و مواردی را که به دنبال آن ها می گردید سریع تر پیدا کنید، و به این ترتیب کمک می کند با کارایی بیشتری کار کنید.
 
منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه هاروارد» (به انجام رساندن کارها)
ترجمه: نرگس شفیعی
 
این مورد را ارزیابی کنید
(0 رای‌ها)
آخرین ویرایش در دوشنبه, 01 ارديبهشت 1399 12:32

نظر دادن

از پر شدن تمامی موارد الزامی ستاره‌دار (*) اطمینان حاصل کنید.